Si tenemos una empresa o somos empresarios autónomos y contratamos a un trabajador, tenemos la obligación de descontarle las retenciones del IRPF en su nómina y de ingresarlas trimestralmente en Hacienda, en su nombre, mediante la presentación trimestral del modelo 111, y a principios del año siguiente haremos el modelo 190 que es un resumen informativo anual de la retenciones que hemos ingresado en los 4 trimestres del 111, detallando las que corresponden a cada trabajador y de qué tipo son.
Estas retenciones a cuenta de IRPF son anticipos a Hacienda de nuestro trabajador calculadas en previsión del resultado esperado en la declaración de la renta del año fiscal en curso, resultado que dependerá de su sueldo, el tipo de contrato y de circunstancias personales como el número de hijos a su cargo. Es como un adelanto que hacen los trabajadores a la AEAT y al Gobierno, pero también una forma en la que el Estado se garantiza que por lo menos habrá ingresado parte de la renta por si el trabajador no dispone de dinero si le toca pagar al hacer la declaración del IRPF.
En teoría cuando el trabajador presente al año siguiente su declaración de la renta, las retenciones pagadas tendrían que coincidir con la cuantía de IRPF a pagar, por lo que no tendría que abonar nada más. Pero determinados factores como otro tipo de ingresos que pueda tener o cambios en su situación personal hacen, en la mayoría de las ocasiones, que las retenciones pagadas a lo largo del año sean demasiado altas, de forma que la declaración de la renta salga a devolver o que sean demasiado bajas, con lo que saldrá a pagar.
El proceso de cálculo de las retenciones reviste cierta complejidad y se realiza en base a las tablas del IRPF y las tablas de deducciones del IRPF fijadas por Hacienda cada año.
En las mencionadas tablas vienen recogidos los porcentajes que la empresa tiene que aplicar sobre el sueldo del trabajador al final de mes y posteriormente descontarlo de su nómina mensual.
Si tienes a una asesoría laboral contratada, ella se encargará de realizar los cálculos y aplicarlos en la nómina de los trabajadores. Si todavía no la has contratado y estás buscando una estaremos encantados de poder ayudarte en esto y en cualquier otro asunto
Para un cálculo correcto se deberá tener en cuenta una serie de factores en función de los cuales la retención mensual del trabajador será mayor o menor dependiendo del caso. Así, los factores que se deberán tener en cuenta son los siguientes:
1.- Devengos salariales del trabajador: Cuando un trabajador ingresa en la empresa se ha de calcular el salario que va a percibir hasta fin de año, incluyendo en su caso, aquella parte que no sea dineraria, como el salario en especie. Posteriormente, al inicio de cada año natural la empresa deberá tener en cuenta las retribuciones dinerarias y en especie tanto fijas como variables que sean previsibles.
2.- Tipo de contrato: En los contratos temporales con duración inferior al año, sean cuales sean los ingresos y la situación personal el porcentaje de retención determinado mediante tablas nunca podrá ser inferior al 2%
Que el trabajador solicite al empresario que se le aplique menos porcentaje es imposible, pero más porcentaje del que le correspondiera sí, siempre y en cualquier momento, dado que el trabajador puede prever que va a tener que pagar en su autoliquidación del IRPF, debido a estar pluriempleado, tener varios contratos temporales y haber trabajado para más de un empleador en el año natural, recibir una pensión o tener otros factores que hagan que se incremente dicha autoliquidación. Para ello, se deberá realizar una petición por escrito que la empresa deberá atender antes de la confección de tu nómina, así el trabajador evitará sustos a la hora de realizar y liquidar la declaración de la renta. Este porcentaje de retención solicitado se mantendrá en tanto en cuanto no sea superado por el porcentaje que procediera o el trabajador solicite que ya no se le aplique el tipo voluntario.
3.- Condiciones particulares del trabajador: Cuando un trabajador empieza a trabajar para nosotros junto al contrato y demás documentación necesaria, es muy importante que rellene correctamente el modelo 145 de comunicación de datos al pagador para identificar su situación personal y familiar que hará que la empresa le retenga correctamente
Dicha comunicación sería válida hasta que se produzca una variación en los factores, entonces el trabajador volverá a rellenar el modelo 145 y la empresa recalculará el tipo de retención inicial. Por ello es importante que el trabajador comunique a la empresa lo antes posible cualquier variación que se pudiera producir (por ejemplo, si nos casamos o si tenemos un hijo), para que proceda a actualizar la retención que nos aplica en la nómina.
Si durante el año natural se producen variaciones en las retribuciones que se han tenido en cuenta para el cálculo inicial del tipo de retención (el salario previsible, pago de mayor o menor variables), también se deberá recalcular el porcentaje de retención que resulta aplicable de acuerdo con las tablas.
Si de acuerdo con la nueva situación y las tablas resulta de aplicación un nuevo porcentaje, éste sólo será de aplicación a partir del momento en que se hayan producido dichas variaciones.
Aunque no es obligatorio para la empresa a no ser que el trabajador lo pida para comunicar una variación en su situación personal, ante una posible reclamación por parte de Hacienda por retener al trabajador por debajo de lo establecido es recomendable para la empresa que el trabajador rellene el modelo 145 a principios de cada año natural.
No es raro que empresa o trabajador cometan un fallo al informar de la situación personal o al calcular la retención de la nómina.
La situación cambia en función del culpable. El punto de partida básico es el siguiente: es obligación de la empresa realizar un cálculo correcto de las retenciones, pero también lo es del trabajador que los datos que proporciona sean veraces: si la empresa no calculó bien será su culpa y deberá asumir las consecuencias, que van desde sanciones hasta el pago de la diferencia en caso de haber perjudicado al empleado, si por el contrario es el trabajador quien comunica datos inexactos, falsos o incompletos, como ya hemos dicho será él quien asuma las consecuencias, se expone a una sanción por parte de Hacienda.
En el modelo 145 en primer lugar hay que identificarse: es información básica como nombre, apellidos, DNI y fecha de nacimiento.
En este primer apartado se tratará también la situación familiar, que identifica hasta tres posibilidades. Sólo se debe marcar una opción y tiene que ser la que describa el estado del trabajador.
Situación familiar 1. Está reservada para personas solteras, viudas, divorciadas o separadas legalmente con hijos menores de 18 años o mayores discapacitados sujetos a patria potestad que convivan exclusivamente con él. Es decir, unidades familiares monoparentales.
Situación familiar 2. La marcarán personas casadas y no separadas cuyo cónyuge no obtiene rentas superiores a 1.500 euros anuales, excluidas las rentas exentas. En este apartado también se contarán las familias en esa situación y con hijos. Además, habrá que incluir el DNI de la pareja.
Situación familiar 3. Es un cajón de sastre para el resto de contribuyentes que no cumplan con las anteriores situaciones como por ejemplo solteros sin hijos o personas casadas en los que la pareja gane más de 1.500 euros.
En el apartado 1 de datos personales también se tendrá que indicar si posee algún grado de discapacidad. Sólo deberá marcar la casilla si se posee un grado de discapacidad igual o superior al 33%.
En segundo lugar, el trabajador ha de indicar los hijos menores de 25 años que se tengan
Las personas que hayan marcado la situación familiar 1 del Modelo 145 tendrán obligatoriamente que rellenar el apartado 2. Este apartado es imprescindible para cualquier persona con hijos menores de 25 años.
Es importante tener en cuenta que el hijo no debe obtener más de 8.000 euros al año para poder incluirlo en este apartado.
Aquí habrá que indicar el número de hijos o descendientes menores de 25 años y descendientes discapacitados de cualquier edad que convivan con el trabajador
Cuando los hijos vivan sólo con el trabajador habrá que marcar la casilla “cómputo por entero de hijos o descendientes” para que quede así reflejado.
En tercer lugar: Ascendientes mayores de 65 años
Este punto está reservado para los ascendientes (padres y abuelos) mayores de 65 años que convivan con el trabajador y que no sumen ingresos superiores a los 8.000 euros.
El apartado 3 también recogerá los menores de 65 años discapacitados que estén a su cargo.
En cuarto lugar: Pensiones compensatorias
En caso de que exista una pensión compensatoria a favor del cónyuge habrá que indicarlo en este apartado. También se incluirán las pensiones alimenticias de los hijos.
Sólo se incluirán las pensiones que sean resultado de una decisión judicial, no las que provengan de un acuerdo no certificado entre los excónyuges. Además, será necesario que se indique el importe de las mismas.
En quinto lugar: Pagos por compra de vivienda habitual
En este apartado del Modelo 145 se tendrá que indicar si realiza algún tipo de pago por la compra o rehabilitación de la vivienda habitual usando financiación ajena, es decir, a través de una hipoteca.
Sólo se deberá marcar esta casilla cuando la compra de la vivienda sea anterior al 01/01/2013 y si no gana más de 33.007,2 euros.
En última instancia al final del impreso se ha de poner la fecha y el trabajador deberá firmar el modelo y también ha de firmar la empresa como acuse de recibo de la información. El motivo es que dado que la obligación de retener corresponde a la empresa es importante reflejar que se le ha entregado el documento para que lo haga según los datos que figuran en el mismo. Por lo tanto el documento se ha de hacer por duplicado y ser conservado por empresa y trabajador. Además no puede ser rellenado a bolígrafo, tiene que estar a ordenador sin tachaduras, dado que si hubiera una reclamación de Hacienda no lo aceptarían como prueba de la situación informada por el trabajador.
Para concluir, recomendamos al perceptor que si ha trabajado a lo largo de un año natural y no ha llegado a la renta anual mínima exigible para presentar declaración, ha de pedir siempre un borrador de la declaración, puesto que si la presenta Hacienda le tendrá que devolver el importe de todas las retenciones practicadas el año anterior, precisamente por eso, porque no llegaba al mínimo tributable.
